Magnetbänder auf Reisen durch Basel

Von der Schreibmaschine zum vollautomatisierten Rechnungsversand

Noch bis in die 1990er Jahre wurden die Rechnungen für Strom, Gas und Trinkwasser in getrennten Abteilungen bei IWB erstellt. Die Daten der Zähler wurden bei den Kunden mit sogenannten Lochkarten eingelesen und dann auf Magnetbändern gespeichert. Täglich gingen Magnetbänder auf die Reise zu den Zentralen Informationsdiensten ZID des Kantons Basel-Stadt. Diese Informationsdienste verarbeiteten die Rohdaten mit raumgrossen EDV-Anlagen über Nacht und lieferten die Informationen wieder für den Druck und Versand der Rechnungen an IWB zurück: Energieverbräuche, Adressänderungen, Umzüge, Zählerwechsel und weitere Kundeninformationen. So konnte eine Adressänderung oder ein Zählerwechsel erst am nächsten Tag kontrolliert und dem Kunden bestätigt werden. Geduld und Zeit waren erforderlich – Realtime-Systeme waren ein Fremdwort.

Eigene Druckerei mit Endlospapier

In eigenen Druckräumen druckten IWB-Mitarbeitende die Rechnungen mit Nadeldruckern auf sogenanntem Endlospapier und verschickten diese an die Kunden. Den ersten Personal Computer schaffte IWB Ende der 1990er Jahre an. Auf ihm wurden Spezialrechnungen, beispielsweise für erste Contracting-Angebote in Microsoft Excel Vorlagen erstellt – damals noch eine Pionierleistung.

Einführung von SAP zur Datenverarbeitung für das nächste Jahrtausend

1993 entschied das zuständige kantonale Bau- und Finanzdepartement, die IWB-Rechnungen aus dem kantonalen Rechnungswesen auszulagern. Das löste bei IWB ein gewaltiges Projekt aus, das mehr als zehn Jahre viele IWB-Mitarbeitende und Spezialisten beschäftigte. IWB entschied, die SAP-Software für die Verrechnung zu nutzen – schon damals der Standard für solche Aufgaben. SAP entwickelte in den 1990er Jahren für Schweizer Energieversorger ein modernes und flexibles «EDV-System». 1998 wurde der Regierung des Kantons Basel-Stadt ein umfangreiches Umsetzungsprojekt in Höhe von fast acht Millionen Franken beantragt. Angefangen hatte das Vorprojekt schon 1994. Geplant war eigentlich, die bisherige Software bis zur Jahrtausendwende abzulösen – auch weil das bisherige System ursprünglich nur Jahreszahlen bis 1999 verarbeiten konnte. Doch der Plan war zu ambitioniert.

Nach der Genehmigung des Budgets ging IWB zur Jahrtausendwende an die Umsetzung. Nach und nach überführte IWB alle Rechnungsläufe auf das SAP-System. IWB musste sich bei einigen Kunden für fehlerhafte Rechnungen entschuldigen. So erhielt ein Kunde zur Jahrtausendwende eine Energierechnung für die letzten 100 Jahre.

Es dauerte viele Monate, bis das Verrechnungssystem zufriedenstellend arbeitete, 2003 war es dann geschafft. Aber schon ein Jahr später machte sich IWB Gedanken über die elektronische Rechnung, mit der Kunden direkt per E-Banking bezahlen können. Heute nutzen viele Tausend Kunden selbstverständlich dieses Angebot.

Verrechnung heute

Nach der Einführung der Selbstablesekarte im Jahr 2000 und der Anschaffung von mobilen Datenerfassungsgeräten, um Verbrauchsdaten bei Kunden direkt elektronisch einzulesen, wurde die Verrechnung deutlich effizienter.

2013 überarbeitete IWB das Layout und die Informationen auf den Verbrauchsrechnungen komplett. Die Herausforderung heute ist, trotz der zahlreichen Informationen, nationalen und kantonalen Abgaben, über welche die Kundschaft informiert sein muss, die Rechnung einfach und übersichtlich zu gestalten.

Geschulte und kompetente Mitarbeitende, die effiziente Verrechnung der Verbrauchsdaten mit professionellen Erfassungs- und Datenverarbeitungssystemen wie SAP, übersichtliche Kundenrechnungen – das sind die wesentlichen Voraussetzungen für eine gute Verrechnung, gestern, heute und in Zukunft.